Cómo llevar a cabo una conferencia efectiva

En el entorno científico y empresarial, la conferencia es una de las formas más efectivas de comunicación. Tal evento le permite resumir la experiencia acumulada sobre temas de interés, familiarizarse con los nuevos desarrollos en la industria y establecer relaciones interesantes. Como regla general, una conferencia es de naturaleza a gran escala y, por lo tanto, requiere una preparación cuidadosa.

Necesitarás

• - locales;

• - micrófono

• - proyector de video;

• - papelería;

• - agua y bocadillos.

Manual de instrucciones

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Haz un plan de conferencia. Debe incluir metas y objetivos, un cronograma de informes, el número de participantes, el material necesario y los recursos técnicos, una estimación del evento.

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Decida el lugar y la hora de la conferencia. Elija una habitación espaciosa con capacidad para una gran cantidad de invitados. Averigüe de antemano si es posible conectar el equipo necesario en esta sala. En cuanto al tiempo, asegúrese de tener en cuenta los intereses y el empleo de los participantes. Por ejemplo, una conferencia de estudiantes, programada para el viernes por la noche, puede causar una actitud extremadamente negativa, porque los jóvenes están acostumbrados a descansar o irse a casa en este momento.

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Aprenda en detalle el tema de la conferencia. Esto es necesario para determinar la relevancia y el significado científico de los informes. Para que la conferencia sea dinámica y no aburrida, considere temas agudos, poco estudiados y controvertidos. Invite a los oradores a formular sus puntos de vista sobre temas seleccionados.

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Haga un horario de presentaciones de oradores. Asigne 30-40% del tiempo para los informes en sí, y dedique el resto a la discusión. Es un debate animado e interesante que hace que la conferencia sea efectiva. Elabore una regulación de tal manera que un problema fluya lógicamente al siguiente y se convierta en el tema de discusión.

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Cuidar el material y la base técnica. Es posible que necesite una pizarra interactiva, un proyector con pantalla, una computadora, un micrófono, un rotafolio con hojas desprendibles, papelería. Al prepararse para la conferencia, verifique de antemano el sonido y el funcionamiento del equipo de video. Diseñe carpetas con el plan del evento y los resúmenes principales de los informes en las mesas para los participantes.

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Notifique a los participantes e invitados de la conferencia sobre el próximo evento. Los oradores deben someterse a un procedimiento de preinscripción obligatorio. Si la conferencia es lo suficientemente grande, no olvide invitar a representantes de la prensa y fotógrafos.

Consejos útiles

Si la conferencia dura lo suficiente, piense en bebidas y comida. Puede poner botellas de agua sobre la mesa para cada participante. Durante el descanso, los huéspedes pueden disfrutar de bebidas calientes y bocadillos tipo buffet.